在多年的接案經驗中，我意識到「討論」其實是整個案子執行過程中最重要的步驟。
有時會收到只簡單告知公司名稱的合作邀請。
訊息量太少的話，前期介紹跟合作內容一來一往詢問，就會花去至少三到五封 e-mail 的時間。
在一天有限的回信時段中以這樣的方式溝通，可能還沒進入正題前，一個禮拜就過去了。
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目錄：
為什麼談合作時不該為了求快而忽略討論階段？
一個有品質的討論過程，能幫助接案方了解業主想達成的目標，整理出清楚的需求，畫面中需要的內容等，減少製作期來回修改的時間。
有時，接案方甚至有機會透過理解業主希望達成的目標，結合自己的專業，提出業主可能本來沒想過，但更適合這次合作的執行方針。
我過去有非常多類似經驗，新的提案執行起來也都達到了很好的效果。
希望業主們能理解為何討論應該要被重視，並盡可能提供詳細的合作資訊給接案方。讓我們一起做出很棒的成果吧！
最有效率的溝通管道
即使在現在這個通訊軟體為聯繫主要方式的時代，最有效的合作邀約方式還是 e-mail。
看似古早的 e-mail，在儲存大量的資訊討論後，反而是最有效率的工具。
e-mail 可以透過關鍵字找到前後文很完整的討論資料，也比較不會跟生活上的訊息混在一起，或是被歸類在社群軟體的陌生資料夾中。
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我知道許多合作案都有時間壓力，為提升討論效率，以下幾個問題是我在收到合作信時經常會詢問的。先列出提供給你參考。
來信時歡迎直接複製下面列出的問題，並填入相對應的回覆。如有部分內容目前尚無規劃，或還無法回答，也可在信中說明讓我知道。
寄合作邀約信給插畫家 / 設計師時，建議提及的內容參考：
以下是建議跟參考，可視情況加減，挑選適合案子需要的內容提供即可！
1.請先幫我簡單的自我介紹：
包含公司、品牌的名稱及背景簡介，你負責的單位或職位，以及希望我如何稱呼你等。
2.來信原因及來信主要目的：
來信原因：
可先告知是因為從哪邊看到的哪個系列作品，讓你覺得我的作品會很適合這次案子。或是說明覺得我會適合這個案子的理由。
最好能附上參考圖，讓我了解你希望畫出來的成品風格，包含線條畫法、用色、或整體氣氛等等，是跟我過去的哪件作品相似。
來信主要目的：
請幫我介紹希望的合作內容。
包括合作主題、未來成品預計的應用方式，以及最重要的「希望這個合作能替貴公司達成什麼樣的目標」。
範例：
我們公司的 XXX 產品最近想製作新版的產品使用說明書，希望使用圖示能以手繪插畫呈現。
之前看過你和OO公司的合作成品(圖如附件)，我們認為裡面圖示的畫法看起來可愛，線條乾淨簡潔，很適合我們新版使用說明書想呈現的樣貌 ，所以寫信來向你詢問是否有合作的機會。
這次合作的成品除了會做成說明書隨產品附給消費者外，未來有規劃將圖示做成海報貼在店內，也會上傳至官方 APP 教學專區。
希望手繪的使用說明圖能拉近消費者與 XXX 產品的距離，覺得自己能輕鬆地組裝 ，提升尚未使用過 XXX 的潛在顧客對產品的接受度。
3.詳細稿件需求:
請詳細列出已知的稿件相關需求。
可包含成品尺寸、圖檔需要的尺寸、檔案規格、圖檔數量、未來用途等。
這有助於我評估圖檔的製作方式、授權範圍及報價。
部分內容若尚不清楚需求也沒關係，我們可以討論過後再一起決定確定出最好的解法。
範例：
我們的新版說明書規劃尺寸為雙面印刷 A4 摺頁，組裝說明共需要三組圖檔，每組圖檔的詳細文字內容如附件所述 （附上整理清楚的資料文字檔）。
我司配有設計部門，只需繪製使用說明示意圖，不需設計排版。
說明書未來會印製約三萬份，並上傳官方 APP 作為教學使用。店頭海報數量目前尚不確定。
4.參考資料：
若有其他與案件相關的參考圖、照片，或詳細文字敘述等，也都歡迎提供！
參考內容較多的話，可以用 Google 雲端 開啟一個專案名稱資料夾，並於 「管理存取權限」中的「新增使用者」欄位加入我的 e-mail帳號。
這樣我們雙方都能瀏覽及管理資料夾內的內容，方便後續作業使用。（使用方式可參考下圖）
如果你們公司內部已有習慣使用的雲端傳輸方式，也可以跟我說明要如何使用。
5.希望的結案時間：
請告知理想的截稿日期，方便我評估及安排行程。
不同案件規模會有不同的作業時間。為確保案子能順利執行，我會在前期討論時確認得比較仔細。
在確定所有執行內容、簽訂合約並收到訂金後才會開始繪製。
除非是需求已經列得非常清楚，或內容單純的單一張圖樣案件。截稿期少於一個月的急件，我的工作排程會有比較高機率無法配合。
6.預算：
如已為此案件編列預算，可先將預算提出讓我參考。 我會依據你先前提到的「合作目標」為主，配合預算，來替你規劃適合的執行內容！
以上 6 點就是合作邀約信內會建議案主需要提供給接案方了解的資訊，供您來信參考。
提供的資料越完整，後續的討論就能越有效率，我們也能越快開始執行！
上工嚕～
如果討論途中，有一方覺得不適合合作怎麼辦？
這的確是偶而會發生的狀況。
我相信案主跟接案方都不樂見這種狀況發生，畢竟雙方都已投入時間跟精力討論了。
但前期要是沒好好討論，也不會及早發現不適合。
這樣會造成雙方繼續投入更多成本來維持這個不適合的合作，豈不是更虧？
該如何妥善的結束討論並終止合作關係呢？
首先希望兩方都能意識到，這次不適合合作只是這一次，不代表未來都沒辦法合作。
可能是討論後接案方發現製作期的時間長度沒辦法配合，內容不是自己擅長處理的類型。
也可能是案主在討論後發現這次播的預算不夠做到公司希望的目標，可能需要向公司請下個季度的預算才能做等等。
如果任一方在討論期間發現不適合合作，都請及時提出，並誠實告知原因。有好好說明相信對方都能諒解。
由於討論到的內容都算商業機密，在合作討論喊停後，雙方都必須要做出承諾以保障權益，有必要時也可以簽保密合約。
接案方須承諾，不將討論內容對外公開，不洩漏案主在討論期間提出的任何相關機密。
案主也必須承諾，未來不會私自將與接案方討論時所產出來的合作點子、規劃、執行方式等，當成自己的點子轉交給他人完成。
如未來案主有需要利用到接案方提出的點子，除了可以再度提出合作外，也可另外提出是否能以授權、掛名，或諮詢指導等方式合作。
如果雙方都能以互相尊重、理解的方式結束來這次尚在討論階段的合作關係，相信未來也都還是有機會能繼續合作的！
以上就是我依自己過去接案經驗整理出的建議內容，希望對讀到這篇的案主或是接案者都能有所幫助。
最後也宣傳一下自己
我是「choc.exe 雙貓牌繪圖事務所」的負責人，來信時可稱呼我為Choc。
我的合作 e-mail 是 contact@chocye.com
可水彩手繪，也可配合商業需求使用電繪。擅長畫各種動植物。
除了創作類型的插畫外，還特別會處理「需要提供正確訊息給目標讀者」的教學、教育類插畫。
例如：需要將動物畫得可愛，同時保留重點正確特徵、需要畫出條列式的步驟或使用說明等。
有各式插畫需求，都可來信詢問。
目前合作過的商業插畫案分類大致如下：商業插畫、動物相關宣導插畫、圖像授權、活動插畫、活動現場似顏繪服務、商業插畫＋推廣撰文、協助推廣創作工具品牌的手作體驗課......等。
本篇文章主要是針對「商業插畫合作」這個項目撰寫。
期待你的合作來信～
Choc
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